Validación de Certificados
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LOS CERTIFICADO Y/O DIPLOMAS DIGITALES
En primer término es un documento que tiene, y debe tener, valor oficial. Tradicionalmente, el documento con valor oficial y firmado por las autoridades constaba en papel o en una cartulina, como es el caso de los diplomas de grado. El diploma digital es un documento que se genera a través de un sistema informático y que existe gracias a ese sistema. No estamos ante un documento emitido en papel que se escanee y se registre en el sistema informático, sino que se genera mediante un procedimiento informático. Si bien aún emitimos cartulinas con la imagen del diploma, el documento original es aquel que se encuentra en soporte informático. No obstante, esta existencia tiene efectos legales, tiene validez como documento oficial gracias a que las normas legales lo permiten cuando cumplimos con determinados requisitos.
TIPOS DE SOPORTE DE LOS DIPLOMAS: IMPRESO Y DIGITAL
Por ahora vamos a tener en ambos soportes por una consideración a lo que han sido las tradiciones, pero el salto que estamos dando es reemplazar el documento en papel o cartulina. Lo realmente importante ya no será el documento impreso, sino la información contenida en ese documento. La norma legal establece que para que un documento tenga validez oficial es indispensable que la institución que lo emite conserve un registro informático que esté al alcance de todas las personas, de manera que pueda ser constatado. El ejemplar puede ser comparado con el que la institución conserva en su sistema informático. La ley indica que el documento debe tener identidad, coincidencia en la información y, además, la imagen debe corresponder con la que el interesado tiene en su poder.
LA DECISIÓN DE CAMBIAR DE SOPORTE
No se había tomado la decisión de pasar a un sistema informático hasta el año 2019, lo que motivó este cambio fué tomar como una buena referencia al reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos que administra la Sunedu. Ese establece no solo los procedimientos para registrar los grados y títulos, sino también los requisitos acerca de la información que debía contener un diploma. Por eso, se tomó la decisión de sustentar nuestras nuevas directrices, en base a esas nuenas practicas y referencias al cambio de emisión de diplomas por medios digitales. La otra razón que se tomó como referencia, es que se hacía necesario el salto cualitativo que ha sido el hecho de que se considera que las autoridades que tienen que firmar no son las que estén en ejercicio en el momento en que se firma el diploma, sino aquellas en ejercicio en el momento en que se acuerda el otorgamiento del diploma. Además, hablamos, en promedio, de 10, 100 ó mas diplomas que se aprueban en cada sesión interna de nuestra organización antes de su emisión.
LA FIRMA DIGITAL EN LOS DIPLOMAS
Hablamos de un documento digital en general, donde la firma también es digital, no es la firma electrónica. Es necesario hacer esa distinción. La firma electrónica, para decirlo en sencillo, es la conjunción de la clave pública y la clave privada, como cuando se va al banco. Esta firma, para que las personas la puedan usar válidamente y en términos generales, tiene que estar en una base de datos administrada por una entidad autorizada Entonces, es algo más laborioso. Por eso no hablamos de firma electrónica ni de documento electrónico. Preferimos decir que es un documento digital con una firma digital. Digital significa que es un documento en un soporte informático. Cuando hablamos de un documento digital hablamos de un documento que se sostiene en bits, que circulan en los impulsos eléctricos del sistema que recorren a través de las redes, las máquinas y los servidores.
VALIDEZ DEL CERTIFICADO Y/O DIPLOMA Y DE LA FIRMA DIGITAL
Seamos claros que son firmas que hemos registrado mediante un procedimiento muy estricto. Ellas han firmado en un formato, que es como un acta donde se deja la constancia de que la firma de la autoridad que representan es la que aparecerá en los diplomas. Afortunadamente, el artículo 141 a) del Código Civil establece que, cuando se tiene que manifestar la voluntad en un documento firmado, esa manifestación de voluntad puede verificarse mediante un procedimiento informático y, en general, mediante cualquier procedimiento. Si se trata de instrumentos públicos, el documento tiene que estar firmado por la autoridad competente y tener constancia del medio empleado, además se debe conservar una versión íntegra para su ulterior consulta. Es decir, si deja constancia del medio empleado y conserva una versión íntegra que puede ser consultada, este documento público y oficial tiene valor legal. En el diploma, se señala en la parte inferior central el codigo QR a fin de que al escanerlo se dirija a una página web donde podrá consultar si la información contenida en el diploma digital, coincide con los datos en nuestros servidores, siendo esa respuesta automática. Si usted consulta un diploma digital aparentemente emitido por nuestra organización y nuestro sistema le arroja información distinta o ninguna información, entonces nos encontraremos ante una clonación con datos falsos contenido en el diploma, por lo que de manera inmediata deberá enviarnos mediante los canales de contacto referidos en nuestra página web, a efectos de concocer detalles de la entrega, recepción, difusión y actores que intervinieron, a efectos de determinar responsabilidades y proceder con la denuncia ante las autoridades correspondientes.
VENTAJAS DE LOS CERTIFICADOS Y/O DIPLOMAS DIGITALES
Hay varias ventajas. La primera es que el tiempo de emisión del documento se reduce a su mínima expresión. Ya nosotros habíamos reducido el tiempo de emisión a un lapso de quince días como máximo. Ahora, desde la Aprobación de la emisión, el diploma puede ser entregado o queda a disposición del interesado entre 3 y 5 días. Pasamos de esperar 15 días a una semana como máximo. La segunda es que es un mecanismo seguro en términos informáticos. Ya no tiene sentido hablar de falsificación. Lo importante es el documento en el soporte informático. La tercera hace referencia a que un documento en el soporte informático circula con mucha mayor facilidad y comodidad. Ahora, gracias a la facilidad de tener un documento digital, la manera de comunicar y de referir el documento se realiza o a través de la página web de la empresa o a través de un canal de comunicación previamente acordado con los beneficiarios de los diplomas. Otra ventaja es que ahorramos papel; es decir, somos ecológicos también.